inzake gastvrijheid in het kader van samenkomsten
Op grond van artikel 59 van het Reglement van de Codecommissie en de Commissie van Beroep van de Stichting CGR is het mogelijk een preventieve beoordeling te vragen over de toelaatbaarheid van gastvrijheid in het kader van samenkomsten. Een dergelijke adviesaanvraag wordt behandeld door de voorzitter en secretaris van de Codecommissie en wordt schriftelijk uitgebracht aan de aanvrager van het advies. Het uitgebrachte advies is niet bindend.
Vertrouwelijkheid
Vanaf 1 januari 2006 worden adviezen geanonimiseerd gepubliceerd op de website van de CGR, waarbij de CGR er uiteraard wel voor zorgdraagt dat het vertrouwelijke karakter van het advies gewaarborgd blijft. Dit betekent dat in de tekst die wordt gepubliceerd geen informatie zal worden opgenomen, die herleidbaar is tot de aanvrager van het advies.
Toetsingscriteria
Bij de beoordeling of gastvrijheid in het kader van samenkomsten aanvaardbaar is, hanteert de Codecommissie de volgende twee criteria:
- blijft de gastvrijheid binnen redelijke perken;
- is de gastvrijheid ondergeschikt aan het hoofddoel van de samenkomst.
Gegevens die moeten worden aangeleverd bij een adviesaanvraag
Om te kunnen beoordelen of aan deze criteria wordt voldaan heeft de Codecommissie bepaalde gegevens nodig over de betreffende samenkomst en de gastvrijheid, die de aanvrager van het advies voornemens is te verlenen. In de bijlage is een overzicht opgenomen van de gegevens, die moeten worden aangeleverd bij een adviesaanvraag in het kader van gastvrijheid. Indien nodig kan de Codecommissie om aanvullende informatie vragen.
Termijn
In beginsel brengt de Codecommissie haar advies uit binnen 14 dagen, te rekenen vanaf het moment waarop een volledige adviesaanvraag (inclusief de in de bijlage omschreven gegevens) door de CGR is ontvangen. In het geval de Codecommissie tot de conclusie komt dat aanvullende informatie nodig is, begint de termijn van 14 dagen te lopen nadat de aanvullende informatie door de Codecommissie is ontvangen.
Kosten
Aan het indienen van een adviesaanvraag zijn kosten verbonden. In 2008 bedragen deze kosten € 1.500,- (excl. BTW) per aanvraag. Indien PO nummer gewenst op factuur, graag vermelden bij uw aanvraag. Wij brengen € 10,- administratiekosten in rekening als wij dit nummer achteraf moeten opvragen.
Overzicht mee te zenden gegevens
- Omschrijving van het doel van de samenkomst
- Het volledige programma en de locatie van de samenkomst
Toelichting: Het gaat hierbij zowel om een overzicht van het inhoudelijke gedeelte van de samenkomst, als de eventuele sociale of informele activiteiten die daar omheen plaatsvinden (inclusief de aanvangstijden/tijdsduur van de verschillende programma-onderdelen e.d.).Tevens moet de locatie(s) van de samenkomst worden gemeld.
- Lijst van sprekers, met inbegrip van de titels en beknopte omschrijving van hun voordracht
Toelichting: Het gaat hierbij om de namen en achtergronden van de sprekers (inclusief eventuele banden met farmaceutische bedrijven). Naast de titel kan worden volstaan met een korte omschrijving van de inhoud van de verschillende voordrachten.
- Omschrijving van de doelgroep(en), waarvoor de samenkomst bestemd is
- De omvang van de gastvrijheid
Toelichting: Onder gastvrijheid wordt verstaan het vergoeden of voor rekening nemen van reis-, verblijf- en inschrijvingskosten van een samenkomst. Omschreven moet worden waaruit de gastvrijheid zal bestaan, met name sociale activiteiten die geen deel uitmaken van het wetenschappelijk programma, met opgave van nadere bijzonderheden over deze programma-onderdelen waaronder in ieder geval de tijdsduur en de daaraan verbonden kosten. Is er sprake van een vaste bijdrage voor de samenkomst per deelnemer, en zo ja, hoe hoog is deze bijdrage per deelnemer? Draagt de deelnemer zelf ook bij aan de kosten, en zo ja, in welke mate? Is er een partnerprogramma bij de samenkomst en zo ja, voor wiens rekening komen de kosten daarvan?
- Globaal overzicht kosten
Toelichting: Het gaat met name om de kosten die verband houden met de gastvrijheid, waaronder
- reiskosten per deelnemer - verblijfskosten per deelnemer
- inschrijvingskosten per deelnemer ( + eventuele eigen bijdrage)
- kosten eventuele sociale/informele activiteiten, e.d.
Daarnaast wil de Codecommissie in het geval dat het gaat om een samenkomst die door of in opdracht van de adviesaanvrager zelf wordt georganiseerd, graag enig inzicht in de verhouding tussen de kosten voor het inhoudelijke programma en overige kosten. In dit kader wordt verzocht een globale begroting van de samenkomst mee te zenden.
- Is de samenkomst een wetenschappelijke bijeenkomst of een manifestatie?
Toelichting: Bij de beoordeling van gastvrijheid maakt de CGR onderscheid tussen wetenschappelijke bijeenkomsten en overige bijeenkomsten (manifestaties). Van een wetenschappelijke bijeenkomst is ingevolge artikel 7 van de Uitwerking normen gunstbetoon sprake als aan 1 van de 3 volgende voorwaarden wordt voldaan.
- De bijeenkomst is door een wetenschappelijke vereniging (of door een van de industrie onafhankelijke en door de betrokken beroepsgroep erkende instantie) als wetenschappelijk aangemerkt? Dit is onder meer het geval als de bijeenkomst is geaccrediteerd.
Indien dit het geval is, dient hier bij de adviesaanvraag melding van gemaakt te worden.
- De organisatie van de bijeenkomst is in handen van een samenwerkingsverband van beroepsbeoefenaren, wetenschappelijke organisaties of andere van de farmaceutische industrie onafhankelijke groeperingen of instanties.
Indien dit het geval is dient bij de adviesaanvraag enige aanvullende informatie te worden meegezonden waaruit blijkt dat
- de inhoud van het programma, de keuze van de sprekers en de locatie, alsmede de duur van de bijeenkomst en het bepalen van de deelnemers onafhankelijk van het betrokken bedrijf door de organisator zijn vastgesteld, en,
- in het geval er sprekers zijn die banden hebben met een farmaceutisch bedrijf, de objectiviteit van de presentatie door de desbetreffende vereniging is/wordt getoetst.
- De bijeenkomst wordt georganiseerd door of in opdracht van een farmaceutisch bedrijf en is door de CGR preventief beoordeeld op inhoud en te verlenen gastvrijheid.
- De Codecommissie kan de bijeenkomst als wetenschappelijk aanmerken indien bij de adviesaanvraag nadere informatie wordt meegezonden waaruit blijkt dat:
- de objectiviteit van het programma voldoende is gewaarborgd, en
- het programma voorziet in een onafhankelijke informatiebehoefte van beroepsbeoefenaren.
Geef bij de adviesaanvraag duidelijk aan tot welke categorie de voorgestelde bijeenkomst behoort en zorg er voor dat de benodigde aanvullende informatie is aangeleverd. Indien onvoldoende komt vast te staan dat de samenkomst waar de gastvrijheid betrekking op heeft kan worden aangeduid als “wetenschappelijk”, zal de Codecommissie deze beschouwen als een manifestatie in de zin van artikel 6 sub B van de Uitwerking normen gunstbetoon en de gastvrijheid tegen die achtergrond beoordelen.