Van meet af aan heeft als hoofdregel aan dit artikel ten grondslag gelegen dat vergunninghouders er voor zorg dienen te dragen dat bij het verlenen van gastvrijheid in het kader van congressen, symposia of andere samenkomsten, moet zijn voldaan aan de volgende voorwaarden:
- de gastvrijheid moet beperkt zijn tot hetgeen strikt noodzakelijk is om aan de samenkomst te kunnen deelnemen; en
- strikt beperkt blijft tot het hoofddoel van de samenkomst;
- de gastvrijheid mag alleen worden verleend aan beroepsbeoefenaren;
- de gastvrijheid mag zich alleen uitstrekken tot redelijke reis, verblijfkosten en inschrijvingskosten. De geboden of verleende gastvrijheid mag geen ontspanning (sport, vrije tijdsbesteding) omvatten, zie artikel 6.4.3;
- de gastvrijheid dient plaats te vinden op een passende locatie: als de samenkomst in het buitenland plaatsvindt kan alleen gastvrijheid worden geboden indien er een objectieve rechtvaardigingsgrond voor deze buitenlandse locatie is (bijvoorbeeld deelnemers uit meerdere landen, in een ander land is een voor het onderwerp van de samenkomst relevante resource of expertise aanwezig).
Ad. a: Beperkt zijn tot hetgeen strikt noodzakelijk is
Voor de invulling van de norm “beperkt zijn tot hetgeen strikt noodzakelijk is”, dient te worden gekeken of de kosten van (verleende of genoten) gastvrijheid binnen redelijke perken blijven. De kosten voor verleende of genoten gastvrijheid van een bijeenkomst moeten in relatie staan tot de duur van de bijeenkomst. Er is voor gekozen om het begrip ‘binnen redelijke perken’ vrij gedetailleerd en concreet in te vullen. De achtergrond daarvan is het streven naar meer duidelijkheid voor alle betrokkenen. Zo geldt voor het verstrekken van een maaltijd dat het bedrag van € 75 niet mag worden overschreden. Dit is een grensbedrag dat geldt voor Nederland. In andere landen kunnen andere limieten gelden, die voor het verstrekken van maaltijden in dat land voor de uitleg van het begrip ‘binnen redelijke perken’ leidend zijn (zie bijvoorbeeld adviesoordeel A16.036 waarin voor Zwitserland hogere dinerkosten dan € 75 toelaatbaar werden geacht). Of gastvrijheid binnen redelijke perken blijft kan, afhankelijk van de omstandigheden, verschillen per beroepsbeoefenaar. Zo is het vergoeden van een overnachting voor beroepsbeoefenaren die nabij de locatie wonen, geen gastvrijheid die binnen redelijke perken blijft (zie adviesoordeel A16.016). Verder gelden maximum bedragen voor de totale gastvrijheid die mag worden verleend bij verschillende soorten samenkomsten (zie artikelen 6.4.6 en 6.4.8).
Ad. b: Ondergeschikt aan het hoofddoel
Bij de beoordeling van de vraag of de gastvrijheid ondergeschikt is aan het hoofddoel van de bijeenkomst/manifestatie moet worden gekeken naar de onderlinge samenhang tussen alle facetten van de bijeenkomst/manifestatie en de daarbij te verlenen gastvrijheid. Uitgangspunt is dat de beroepsmatig relevante inhoud van de bijeenkomst/manifestatie de belangrijkste reden moet zijn voor deelname aan de bijeenkomst/manifestatie, en niet de gastvrijheid (de wijze waarop en de omgeving waarin de bijeenkomst/manifestatie wordt gepresenteerd of is ingebed). Daarbij dient te worden gekeken naar de verhouding in tijdbesteding tussen het (wetenschappelijke) programma en de overige onderdelen en naar de totale duur van het programma. Indien het evenwicht in tijdbesteding tussen het (wetenschappelijke) programma en de overige onderdelen ontbreekt, dan is de vergoeding van gastvrijheid niet strikt beperkt tot het hoofddoel. Een voorbeeld is wanneer een borrel wordt aangeboden bij een avondbijeenkomst waarbij de deelnemers ook al een maaltijd is aangeboden. Koffie- en theepauzes, lunches, borrels en diners moeten logische onderbrekingen van het programma zijn. Overnachtingen moeten gerechtvaardigd zijn.
Ad. c: Alleen aan beroepsbeoefenaren
Gastvrijheid mag zich niet uitstrekken tot anderen dan beroepsbeoefenaren. Bijdragen van vergunninghouders aan partnerprogramma’s zijn niet toegestaan. Voor het bieden van gastvrijheid aan anderen dan beroepsbeoefenaren, wordt verwezen naar artikel 6.5.2 van de Gedragscode.
Ad. d: Passende locatie
Ten aanzien van de locatie van de bijeenkomst/manifestatie bepaalt artikel 6.4.1 laatste alinea dat deze dient plaats te vinden op een passende locatie, waarmee wordt beoogd dat gastvrijheid bescheiden wordt gehouden en uitwassen worden voorkomen. Dit kan zowel een fysieke locatie zijn als een virtuele locatie, zoals bij online nascholing. Getoetst wordt of de locatie:
a. qua uitstraling en faciliteiten ondergeschikt is aan het hoofddoel van de bijeenkomst/manifestatie en
b. qua geografische ligging objectief gerechtvaardigd is.
Een locatie is qua uitstraling en faciliteiten ondergeschikt aan het hoofddoel van de bijeenkomst/manifestatie indien deze niet dermate aantrekkelijk is dat aannemelijk is dat de locatie op zichzelf de reden vormt voor de beroepsbeoefenaar om aan de bijeenkomst/manifestatie deel te nemen (bijvoorbeeld een sterrenrestaurant of een luxe resort). Een locatie met een (zeer) luxe uitstraling (bijvoorbeeld een kasteeltje of landgoed) met uitgebreide faciliteiten, zal niet snel passend zijn voor een wetenschappelijke bijeenkomst.
Van een objectieve rechtvaardigingsgrond voor een locatie in het buitenland kan onder meer sprake zijn indien:
a. de bijeenkomst/manifestatie openstaat voor deelname door beroepsbeoefenaren uit meerdere landen: bij de keuze van de locatie is rekening gehouden met de bereikbaarheid vanuit de verschillende landen;
b. de locatie geografisch gezien een logische keuze is (zo ligt een bijeenkomst/manifestatie georganiseerd in Aken voor (huis)artsen uit Zuid-Limburg bijvoorbeeld meer voor de hand dan een bijeenkomst/manifestatie georganiseerd op Texel);
c. er een directe relatie is tussen het onderwerp en/of het doel van de bijeenkomst/manifestatie en de locatie;
d. de aanwezigheid ter plekke van een relevant onderzoeksinstituut, bedrijf of iets dergelijks.
N.B. dit is een niet-limitatieve opsomming.
Met betrekking tot onderdeel d. wordt verwezen naar adviesoordeel A19.006, waarin de Codecommissie opmerkt dat wanneer de rechtvaardiging van de locatie van de bijeenkomst wordt gevonden in een bezoek aan een productie- en onderzoekscentrum, zal moeten worden vastgesteld of een dergelijk bezoek noodzakelijk is voor het beoogde (wetenschappelijke) doel van de bijeenkomst en – vervolgens – of de duur en toegevoegde waarde van het bezoek in redelijke verhouding staan tot het totale programma van de bijeenkomst en de daarvoor geboden gastvrijheid.
|